Secondo la nuova normativa fiscale contenuta nel Ddl di Bilancio 2025, a partire dal nuovo anno sarà obbligatoria la tracciabilità delle spese di trasferta aziendali. Questa misura, come evidenziato dalla relazione tecnica e dall’Ufficio Parlamentare di Bilancio, dovrebbe comportare un maggior gettito di 1,4 miliardi di euro per il periodo 2025-2030. Sebbene l’obiettivo principale sia quello di combattere l’evasione fiscale, la normativa presenta diverse implicazioni sia per le imprese che per i dipendenti.
Obbligo di tracciabilità ed impatti per le imprese
Le spese di trasferta, come quelle per trasporti, pranzi e cene, dovranno essere pagate con modalità tracciabili. Se le spese non sono tracciate, le imprese non possono dedurle fiscalmente e i rimborsi ai dipendenti diventano tassabili. Per evitare fenomeni di doppia imposizione, pertanto, le imprese dovranno dotare i propri dipendenti di carte di credito aziendali o personali.
Importanti saranno anche gli impatti nelle procedure amministrative di rilevazione delle spese di trasferta. Le nuove procedure dovranno prevedere una specifica classificazione delle spese sulla base dello strumento di pagamento usato. Classificazione finalizzata alla deducibilità del relativo costo.
Critiche e proposte
L’Associazione italiana per la direzione del personale (Aidp) e l’Associazione dei fiscalisti d’impresa (Afi) hanno espresso preoccupazione per le complicazioni gestionali che potrebbero derivare da queste nuove norme e per i fenomeni di doppia imposizione che ne potrebbero discendere. Particolarmente critiche le situazioni in cui i dipendenti, non disponendo di una carta aziendale, dovranno effettuare un pagamento con la lora carta personale: alcune carte di credito potrebbero non avere un plafond sufficiente ad affrontare sia le spese personali che quelle per conto dell’azienda. Ci si chiede, inoltre, di quali elementi dovrà dotarsi l’azienda per dimostrare che il proprio dipendente ha operato nel modo corretto: il dipendente dovrà allegare al rimborso spese la ricevuta del Pos o, addirittura, il proprio estratto conto personale?
Numerosi dubbi, inoltre, sono stati espressi circa l’effettivo impatto della norma sul contrasto all’evasione: le associazioni sottolineano che i pagamenti in contanti da parte dei dipendenti sono solitamente per importi ridotti, come colazioni o taxi. Il rischio, dunque, quello di introdurre “complicazioni gestionali senza concorrere in modo rilevante al contrasto alla lotta all’evasione”.
Flessibilità necessaria
Le nuove normative sulle spese di trasferta rappresentano un tentativo significativo di aumentare la tracciabilità dei pagamenti e combattere l’evasione fiscale. Tuttavia, è essenziale trovare un equilibrio tra l’obiettivo di queste misure e le necessità operative di imprese e dipendenti, evitando complicazioni gestionali e doppie imposizioni.